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FAQ sur la gouvernance

Rôle du conseil d’administration

Quel est le rôle du conseil d’administration par rapport à celui de la directrice générale ou du directeur général?

Le conseil d’administration est responsable de la gouvernance : définir l’orientation, superviser les risques et les finances, approuver les politiques et embaucher et évaluer la directrice générale ou le directeur général. La directrice générale ou le directeur général est responsable de gérer les activités quotidiennes du centre et de mettre en œuvre les décisions et politiques du conseil d’administration. Le conseil d’administration gouverne; la directrice générale ou le directeur général gère.

Dans quelle mesure le conseil d’administration doit-il participer aux activités quotidiennes du centre?

Le conseil d’administration doit assurer la surveillance sans gérer les activités. Les membres du conseil d’administration doivent adresser leurs questions et préoccupations opérationnelles à la directrice générale ou au directeur général, y compris les questions telles que la gestion du personnel, des programmes, des installations et des relations avec les familles. Le rôle du conseil d’administration est de superviser le centre, et non de le diriger. Un conseil d’administration qui s’immisce dans la gestion du centre dépasse généralement les limites de son mandat. Une exception peut être faite si la directrice générale ou le directeur général est temporairement invalide ou indisponible et que le conseil d’administration doit assurer une surveillance ou un soutien intérimaire jusqu’à ce que des dispositions de gestion appropriées puissent être prises.

Un membre du conseil d’administration peut-il diriger un membre du personnel?

En général, non, parce que le personnel relève de la directrice générale ou du directeur général, et non pas des membres individuels du conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration doivent éviter de donner des instructions au personnel ou de lui demander d’effectuer des tâches au nom du conseil d’administration, à moins d’en avoir eu l’autorisation explicite dans des circonstances particulières.

Que doit faire un membre du conseil d’administration en cas de doute pour déterminer si une question relève du conseil d’administration ou de la direction?

S’interroger : « S’agit-il d’une question de direction et de supervision, ou du fonctionnement du centre? » S’il s’agit de gouvernance, le conseil d’administration doit être impliqué. S’il s’agit d’une question opérationnelle relevant de l’autorité de la directrice générale ou du directeur général, elle doit normalement être laissée à la direction. En cas de doute, la présidente du conseil d’administration peut aider à déterminer la marche à suivre appropriée.

Quel est le rôle du conseil d’administration en matière de surveillance financière?

Le conseil d’administration est responsable de s’assurer que le centre dispose de contrôles financiers appropriés, d’approuver le budget, de surveiller le rendement financier et de comprendre les risques financiers importants. Le conseil d’administration n’a pas besoin de gérer la comptabilité ou d’approuver les dépenses courantes qui cadrent avec le budget – c’est le rôle de la direction.

Responsabilités de la directrice générale ou du directeur général

Que doit faire le conseil d’administration si la directrice générale ou le directeur général a des problèmes de gestion du rendement?

Le conseil d’administration, habituellement par l’entremise de la présidente du conseil d’administration, est chargé de gérer le rendement de la directrice générale ou du directeur général. Idéalement, au début de l’année, la directrice générale le directeur général établit des objectifs avec la collaboration du conseil d’administration. Les attentes doivent être claires, et un examen semestriel peut être une bonne occasion de corriger la situation. Si des préoccupations sont soulevées au courant de l’année au sujet du rendement, elles doivent être documentées, et la directrice générale ou le directeur général doit avoir l’occasion de répondre, puis recevoir le soutien approprié pour s’améliorer. Si le processus de gestion du rendement est bien fait, il n’y aura pas de mauvaises surprises.

Que doit faire le conseil d’administration s’il n’est pas d’accord avec la décision de la directrice générale ou du directeur général?

Le conseil d’administration doit d’abord déterminer si la décision est conforme aux politiques approuvées, à l’orientation stratégique du centre et aux pouvoirs délégués de la directrice générale ou du directeur général. Si la décision relève de l’autorité de la directrice générale ou du directeur général, le conseil d’administration doit la respecter. En cas de préoccupation importante justifiée pour des circonstances exceptionnelles, ou si la décision ne relève pas des pouvoirs conférés, la présidente doit y répondre avec la directrice générale ou le directeur général en privé au lieu de demander à des membres du conseil d’administration d’intervenir.

Comment les membres du conseil d’administration doivent-ils communiquer avec la directrice générale ou le directeur général?

Le conseil d’administration doit parler d’une seule voix. Les membres du conseil d’administration peuvent soulever individuellement des questions ou des préoccupations auprès de la directrice générale ou du directeur général pendant les réunions, mais ils ne doivent pas donner de directives conflictuelles ou donner l’impression d’avoir un pouvoir indépendant du conseil d’administration. La présidente est normalement la principale personne-ressource du conseil d’administration pour la directrice générale ou le directeur général.

Quelle information doit recevoir le conseil d’administration de la directrice générale ou du directeur général?

Le conseil d’administration doit recevoir suffisamment d’information pour s’acquitter de ses responsabilités de surveillance sans s’ingérer dans les détails opérationnels. Les rapports périodiques devraient généralement porter sur des aspects tels que les résultats financiers, la conformité, les risques, les incidents, les plaintes et l’état d’avancement des priorités stratégiques. Un rapport de haut niveau de la directrice générale ou du directeur général est une bonne façon de tenir le conseil d’administration au courant sans trop donner de détails.

Comment le conseil d’administration doit-il recruter une nouvelle directrice générale ou un nouveau directeur général?

Le conseil d’administration doit diriger le processus de recrutement, en commençant par une idée claire des besoins du centre et une description de poste à jour. Un processus objectif et compétitif doit être utilisé, avec des critères de sélection clairs, des vérifications des références et une participation suffisante du conseil d’administration dans la décision définitive. L’ensemble du conseil d’administration peut participer au processus, ou seulement un de ses comités. Selon les ressources disponibles, on peut retenir les services d’un cabinet de ressources humaines. Les membres du conseil d’administration qui sont en conflit d’intérêts avec les candidats ne doivent pas participer au processus. L’embauche d’une personne pour assumer le poste de direction générale est une des responsabilités les plus importantes du conseil d’administration.

Code de conduite du conseil d’administration

Comment devons-nous gérer un conflit d’intérêts?

Les membres du conseil d’administration doivent divulguer tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu dès qu’ils en ont connaissance. Si la personne en conflit d’intérêts ne se manifeste pas, un autre membre du conseil d’administration peut soulever la question à la présidente, qui la présente ensuite au membre concerné. Le membre ne doit pas participer à la discussion ou au vote en cas de conflit, et le conflit et les mesures prises pour y remédier doivent être consignés dans le procès-verbal. En cas de doute, divulguez.

Comment le conseil gère-t-il les renseignements confidentiels?

Les membres du conseil d’administration peuvent naturellement avoir accès à des renseignements personnels et délicats sur les enfants, les familles et le personnel. Au moment de se joindre au conseil d’administration, puis chaque année par la suite, chaque membre doit signer une déclaration de confidentialité confirmant qu’il accédera uniquement aux renseignements nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités au sein du conseil d’administration et ne divulguera pas de renseignements confidentiels sauf si la loi l’autorise ou l’exige. La directrice générale ou le directeur général doit également s’assurer que le conseil d’administration ne reçoit pas d’information dont il n’a pas besoin pour exercer son rôle de surveillance du conseil d’administration, comme les salaires de chaque membre du personnel. L’obligation de protéger les renseignements confidentiels se poursuit après la fin du mandat d’un membre du conseil d’administration.

Qu’est-ce que l’obligation fiduciaire?

L’obligation fiduciaire consiste à faire passer les intérêts du centre avant vos intérêts personnels. Les membres du conseil d’administration doivent se comporter de façon honnête, responsable et de bonne foi lorsqu’ils prennent des décisions au nom du centre.

Le conseil d’administration a-t-il besoin de connaître les salaires de chaque membre du personnel?

À part le salaire de la directrice générale ou du directeur général, non. Le conseil d’administration doit approuver le budget de rémunération global et, lorsqu’il y a lieu, la grille salariale ou le cadre de rémunération, mais il n’a pas besoin de savoir combien gagne chaque employé. Les renseignements sur la rémunération individuelle doivent demeurer confidentiels et doivent être divulgués au conseil d’administration uniquement s’il y a une raison légitime liée à la gouvernance, à la loi ou à l’emploi de le faire. Le conseil d’administration doit disposer de suffisamment d’information pour assurer une surveillance efficace sans s’immiscer dans les questions d’emploi individuelles.

Que doit faire le conseil d’administration pour « parler d’une seule voix »?

Pendant le processus décisionnel, il est important que chaque membre du conseil d’administration ait l’occasion d’exprimer son opinion et de poser des questions. La présidente finira par demander un vote, et une décision sera prise. Une fois que le conseil d’administration a pris une décision, tous ses membres doivent appuyer publiquement la décision du conseil d’administration, même s’ils ont voté contre cette décision ou se sont abstenus. Les membres du conseil d’administration ne doivent pas défendre publiquement une position différente ou miner une décision prise par le conseil d’administration.

Pratiques exemplaires pour les réunions

Qui prépare la documentation pour les réunions du conseil d’administration?

Idéalement, la présidente et la directrice générale ou le président et le directeur général collaborent à la rédaction de l’ordre du jour, même si dans les faits, la directrice générale ou le directeur général prendra souvent les commandes. La directrice générale ou le directeur général est généralement responsable d’assembler la documentation du conseil d’administration, en compilant les renseignements et les rapports fournis par le comptable ou d’autres membres du personnel, selon le cas. La présidente s’assure que la documentation soutient les responsabilités du conseil d’administration en matière de gouvernance et que la réunion reste axée sur les bonnes questions.

Les séances à huis clos sont-elles considérées comme une pratique exemplaire et, si c’est le cas, comment doivent-elles être gérées?

Oui, les séances à huis clos constituent une pratique exemplaire et doivent être incluses comme point permanent à l’ordre du jour de chaque réunion du conseil d’administration. Cette démarche évite un moment de malaise lorsque le conseil d’administration doit passer à une séance à huis clos. Les procès-verbaux officiels ne sont pas requis; toutefois, si des notes sont prises, elles doivent demeurer confidentielles et ne pas être distribuées en dehors du conseil d’administration. Après la réunion, la présidente doit communiquer à la directrice générale ou au directeur général toute décision prise ou information divulguée qu’il est approprié de transmettre à la direction.

Nos réunions sont très longues. Y a-t-il moyen de les raccourcir sans sacrifier le rôle de surveillance du conseil d’administration?

Oui. Les réunions efficaces sont généralement le résultat d’une bonne préparation et d’un ordre du jour bien structuré. Envoyez les documents à l’avance et attendez-vous à ce que les membres du conseil d’administration les lisent avant la réunion. Identifiez clairement les points qui sont à des fins d’information, de discussion ou d’approbation, et utilisez l’ordre du jour pour orienter la discussion là où l’opinion du conseil d’administration est réellement nécessaire. La présidente doit faire avancer la réunion, mettre de côté des points qui peuvent être abordés ailleurs et encourager la résolution en ligne des questions qui n’ont pas besoin de la totalité du conseil d’administration. L’objectif n’est pas de raccourcir les réunions, mais plutôt de mieux utiliser le temps du conseil d’administration.

Que doit faire le conseil d’administration si un membre monopolise la conversation?

C’est pour ça qu’il est très important d’avoir une présidente efficace. Les membres du conseil d’administration doivent respecter le droit de s’exprimer de chaque personne et surveiller leur comportement pour éviter de monopoliser la discussion. S’ils ne le font pas, la présidente doit parler en privé avec la personne concernée et porter le problème à son attention. Pendant la réunion, la présidente peut faire avancer fermement mais respectueusement la conversation et inviter les autres membres du conseil d’administration à contribuer. Une présidente efficace veille à ce que tout le monde ait l’occasion de s’exprimer sans permettre à qui que ce soit de monopoliser la conversation.

Gestion des situations délicates

Que doit faire un membre du conseil d’administration lorsqu’un membre du personnel lui présente une plainte directement?

Les membres du conseil d’administration doivent écouter respectueusement, mais ils ne doivent pas enquêter ou tenter de résoudre la plainte eux-mêmes, puisque la gestion des enjeux des employés ne relève pas de leur ressort. Ils doivent diriger le membre du personnel à la directrice générale ou au directeur général au mécanisme approprié, à moins que la plainte concerne une allégation grave à l’encontre de la directrice générale ou du directeur général; en pareil cas, le membre du conseil d’administration la présentera à la prochaine séance à huis clos. Ces situations sont très rares, et dans presque tous les cas, il devrait revenir à la directrice générale ou au directeur général de répondre. Laissez la directrice générale ou le directeur général gérer le personnel.

Que doit faire un membre du conseil d’administration lorsqu’un parent lui présente une plainte directement?

Le membre du conseil d’administration doit écouter sans prendre parti ni prendre d’engagements et diriger le parent vers le processus de plainte établi par le centre, habituellement la directrice générale ou le directeur général. Le conseil d’administration ne doit pas intervenir dans des questions opérationnelles, à moins que la plainte soit assez grave pour être portée à l’attention du conseil d’administration, comme un problème de gouvernance, de droit ou de sécurité. Laissez la directrice générale ou le directeur général gérer le centre.

Quelles mesures doivent être prises si un membre du conseil d’administration ne participe pas aux réunions ou ne s’implique pas?

La présidente doit aborder la question directement avec le membre du conseil d’administration et préciser les attentes du rôle. Il est important de ne pas impliquer le personnel ou les parents. Si le problème persiste, la présidente doit suivre les politiques ou les règlements du conseil d’administration au sujet de la conduite, de l’assiduité, des conflits ou de la destitution des membres du conseil d’administration.

Que doit faire le conseil d’administration en cas d’incident grave au centre?

La directrice générale ou le directeur général doit suivre les procédures établies par le centre en matière de gestion et de signalement des incidents et informer rapidement la présidente du conseil d’administration lorsque le problème est grave. Le rôle du conseil d’administration est d’assurer la surveillance, de veiller à ce que les procédures appropriées aient été suivies et de déterminer si d’autres enjeux plus vastes de gouvernance ou de risque doivent être abordés. Le conseil d’administration est là pour appuyer la directrice générale ou le directeur général, et non pas pour gérer la situation.

Que peut faire le conseil d’administration si un membre dépasse les limites de son mandat?

La présidente doit aborder la question directement avec le membre du conseil d’administration et préciser les attentes du rôle. Si le problème concerne la présidente, un autre membre du conseil d’administration devra intervenir, de préférence avec un comité composé d’autres membres du conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration sont responsables d’appuyer les décisions du conseil d’administration une fois qu’elles ont été prises, même s’ils étaient personnellement en désaccord avec ces décisions. Si le comportement persiste, le conseil d’administration doit suivre ses politiques en matière de conduite des membres du conseil d’administration et, au besoin, déterminer si le membre doit continuer de siéger au conseil d’administration. Un membre du conseil d’administration ne doit pas être en mesure de servir ses propres intérêts en dehors de l’autorité du conseil d’administration.

Que fait le conseil d’administration en cas de plainte contre la directrice générale ou le directeur général?

Le conseil d’administration doit traiter toute plainte concernant la directrice générale ou le directeur général avec rigueur, confidentialité et délicatesse. La présidente doit diriger le processus et déterminer les prochaines étapes appropriées, qui peuvent inclure demander une plainte écrite, donner à la directrice générale ou au directeur général l’occasion de répondre ou établir un petit comité du conseil d’administration pour faciliter le processus. Les membres du conseil d’administration ne doivent pas discuter de la plainte avec le personnel ou les parents à moins d’une nécessité légitime de le faire dans le cadre d’une enquête appropriée. Pour les allégations graves, le conseil d’administration doit penser à obtenir un avis indépendant d’un juriste ou d’un conseiller en RH et, s’il y a lieu, retenir les services d’un enquêteur indépendant. Si l’enquête démontre une inconduite grave, le conseil d’administration pourrait devoir prendre des mesures disciplinaires, y compris le congédiement, selon les conseils professionnels et juridiques appropriés.

Autres questions de gouvernance et pratiques exemplaires

Quelle est la différence entre les politiques du conseil d’administration et les règlements administratifs?

Les règlements administratifs sont les règlements juridiques officiels de l’organisation. Ils sont approuvés par les membres et définissent les règles telles que la façon dont les membres du conseil administratif sont élus et destitués, les procédures d’adhésion, les réunions et d’autres exigences de la structure de gouvernance.

Les politiques du conseil d’administration sont les règles et les lignes directrices que le conseil d’administration élabore pour ses propres besoins. Elles décrivent le fonctionnement interne du conseil d’administration et abordent des questions comme les rôles et responsabilités du conseil d’administration, les réunions, les conflits d’intérêts, la confidentialité et la prise de décisions. Les politiques du conseil d’administration sont créées et approuvées par le conseil d’administration.

Qu’est-ce qu’une autoévaluation du conseil d’administration et pourquoi est-elle effectuée?

Une autoévaluation du conseil d’administration est un processus par lequel les membres du conseil d’administration examinent dans quelle mesure les membres du conseil d’administration collaborent bien entre eux et s’acquittent de leurs responsabilités. Elle peut aider à déterminer les forces, les points à améliorer et les aspects où le conseil d’administration pourrait être plus efficace. L’objectif est l’amélioration, pas la critique.

Quelle est la meilleure façon d’orienter les nouveaux membres?

Une bonne orientation doit aider les nouveaux membres à comprendre le centre et leur rôle en tant que membres du conseil d’administration. Il s’agit entre autres de fournir des documents et politiques de gouvernance clés, la documentation et les procès-verbaux des réunions récentes du conseil d’administration et un aperçu des finances, des programmes et des priorités stratégiques du centre. Les nouveaux membres pourraient également rencontrer la présidente et la directrice générale ou le président et le directeur général et, idéalement, être jumelés à un membre expérimenté du conseil d’administration comme compagnon qui peut répondre à leurs questions et les aider à se familiariser à leur nouveau rôle. Une bonne orientation aide les nouveaux membres à contribuer plus rapidement et avec une plus grande assurance.

Nous avons du mal à attirer de nouveaux membres pour siéger à notre conseil d’administration. Y a-t-il des mesures que nous pourrions prendre pour faciliter le recrutement de nouveaux membres du conseil d’administration?

Oui. Ne vous fiez pas exclusivement au bouche-à-oreille. Les membres du conseil d’administration doivent trouver et aborder activement des personnes qui ont des compétences, de l’expérience ou des perspectives qui pourraient bénéficier au centre. Pensez à demander aux parents actuels et aux membres de la communauté d’envisager la possibilité de se joindre au conseil d’administration, et sinon, demandez-leur des recommandations. Le conseil d’administration peut aussi profiter des possibilités de publicité par l’entremise d’organismes communautaires et des médias sociaux, tout en définissant clairement le rôle, l’engagement en matière de temps et les attentes du conseil d’administration. Les gens sont plus enclins à participer lorsqu’ils comprennent pourquoi leur contribution est importante et ce qu’on leur demande de faire.

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